Aplicaciones tecnológicas accesibles para mejorar todo tipo de procesos en la empresa

¿Quién no utiliza alguna aplicación para hacerle más fácil el día a día? Algunas se han vuelto imprescindibles, pero todavía nos quedan muchas por descubrir. Esta sesión de ‘Lo que dure un jamón’ nos acercó a aplicaciones de productividad, ofimática, diseño, redes sociales, comercialización, trabajo en equipo, gestión de proyectos, ecommerce, logística, aprovisionamiento, facturación, low-code, industria, inteligencia artificial, conectividad/ciberseguridad, etc. Varios profesionales de distintos ámbitos nos mostraron sus aplicaciones preferidas, que podemos integrar con muy poco esfuerzo e inversión en nuestros procesos para mejorar todo tipo de funciones. En esta ocasión el Espacio Ámbar acogió nuestro formato más distendido, patrocinado por Digital Hand Made y Beka Finance, y que contó con los productos de  DO Jamón de Teruel, Aragón Alimentos Nobles, Cervezas Ambar, Bodem Bodegas y Martín Martín.

Los primeros en romper el hielo fueron Daniel Puértolas y Alberto Portolés, de la empresa de soluciones digitales Numéricco, que mostraron dos posibilidades para gestionar ecommerce: utilizar un CMS como Shopify o Prestashop o usar marketing automation, como Connectif y Klaviyo. «Hay opciones de código abierto, más personalizables pero con mayor necesidad de mantenimiento, y hay plataformas que no necesitan mantenimiento pero en las que hay que pagar suscripción», explicaron. También hablaron sobre las opciones para procesamiento de pagos online, como Redsys, Stripe, Paypal o Monei.

A continuación, Miriam Moreno, de Miriam in Change, contó su experiencia trabajando en remoto con gente de todo el mundo desde 2013 y la utilidad de usar aplicaciones para ello. «No podría vivir sin algunas de estas herramientas, que usadas de forma combinada son muy potentes», aseguró. Para gestionar proyectos y fomentar la colaboración, la transparencia y los equipos auto organizados, recomendó  Trello, Asana, Planner, «los más utilizados y de uso sencillo»; para compartir conocimiento habló sobre  Notion y Mindmeister; para trabajar de forma colaborativa, pizarras digitales como Mural, Miro, Whiteboard y Jamboard; y para tomar decisiones colaborativas ha desarrollado la aplicación Loomio. Además explicó que existen herramientas de videollamada más allá de Zoom, como Kumospace y Gather,que «fomentan una energía diferente en las llamadas». Para decidir donde invertir el dinero de forma colaborativa, recomendó la herramienta co-budget,y, por supuesto, habló sobre la inteligencia artificial a través de ChatGPT.

Lucas Aísa, más conocido como Calvo con barba, explicó las tres herramientas que más le facilitan el día a día. «Toda mi vida, profesional y personal, está en Notion. Es un espacio de trabajo conectado muy rápido, un lienzo en blanco muy amplio, lo que es su fortaleza, pero también su debilidad. Es como una matrioshka infinita que te permite organizar tareas, gestionar proyectos, mejorar la productividad…», señaló. La siguiente aplicación de la que habló fue Mailchimp, para email marketing, que permite también crear landings para captar tráfico hacia tu web. «Es importante tener una buena base de datos y lo bueno es que te da información de cuánta gente abre la newsletter, cuántos hacen clic, etc.». Por último, Aísa recomendó Make como herramienta de automatización, que permite construir fórmulas para integrar todas las plataformas y cruzar datos.

El siguiente en exponer fue el diseñador gráfico José Luis Lizano, que habló sobre herramientas que usa en su día a día. «Cuéntica, desarrollada en Zaragoza, está orientada a freelance y pymes y es muy útil para facturación, control de gastos, modelos para la Agencia Tributaria… Puedes ver en tableros todo lo facturado, los gastos, etc. y hacer comparativas». El diseñador también usa Asana para gestionar proyectos y Todoist para hacer listas y para su gestión personal. «Ésta última, en principio solo hacía listas, pero luego fue incrementando sus posibilidades y me sirve para agregar comentarios, subtareas, etc.», explicó. Sobre aplicaciones de diseño habló de Figma, para diseño digital de interfaces, y destacó Wetransfer como ejemplo de aplicación que soluciona una tarea mínima y que apenas tiene funcionalidades, pero que es muy necesaria.

A continuación, Sergio Losilla, de Digital Hand Made, habló sobre aplicaciones vinculadas a la especialidad de su empresa, la ciberseguridad. «Una buena protección antivirus es la primera piedra angular básica de la protección de nuestros dispositivos. Existen varias aplicaciones para comprobar que tus aplicaciones no están infectadas, como Kaspersy y Virus Total. Es muy probable que tengamos datos nuestros expuestos, según explicó Losilla, y existe una herramienta gratuita para saber cuál es la magnitud de esta exposición, Have I been pwned. En el caso de las empresas, todas tienen datos fugados, según Losilla, y el 80% de ellos son críticos. «Hay que estar concienciados y no fiarnos ni de nosotros mismos», concluyó Losilla.

Alberto López, de la empresa de soluciones informáticas y marketing Wanatop, contó el caso de su empresa. «Cuando éramos menos gente usábamos muchas aplicaciones, pero cuando nuestro tamaño aumentó, era más difícil, así que decidimos concentrarnos en cosas más sencillas». En Wanatop utilizan el gestor de proyectos Active Collab, que se puede usar «tipo cascada o tablero sin límite de usuarios», y para comunicación interna emplean Google Chat. «Vimos la necesidad de documentar procesos y creamos una base de conocimiento gratuita con Google Sites, que es una forma muy fácil de crear una web con la potencia del buscador de Google». Para automatizar utilizan Make y como herramienta de visualización, Miró. «Contamos con una persona para supervisar todas estas herramientas porque si no cada uno las usa a su manera», señaló.

Pedro Lozano, de Imascono relató su mala experiencia cuando le robaron el ordenador en Italia y también habló de algunas aplicaciones como Clockify, para hacer seguimiento del tiempo, y Discord, para comunicación de nuevas generaciones y comunidades web3. Por su parte, Ulises Gómez y Sergio Martínez, de Zebra, recomendaron Notion, como herramienta de control de información que permite convertirse en un gestor de conocimiento; Airtable, como gestor de bases de datos que permiten interconectar aplicaciones para automatizar procesos internos de la empresa; ClickUp, como plataforma de project management que integra inteligencia artificial; y Humata, como herramienta de inteligencia artificial que permite «preguntar» a los PDF.

Una sesión muy productiva en la que los asistentes tomaron nota de muchas ideas para poner en práctica.